یک سیستم اطلاعاتی ، از نظر فنی می تواند به عنوان مجموعه ای از اجزای به هم مرتبط، تعریف شود که اطلاعات را به منظور پشتیبانی از تصمیم سازی و کنترل در یک سازمان، جمع آوری یا بازیابی ، پردازش و توزیع می کند.
علاوه بر پشتیبانی از تصمیم سازی ، هماهنگی وکنترل، سیستمهای اطلاعاتی به مدیران و کارکنان در تجزیه و تحلیل مشکلات ، تجسم موضوعات پیچیده و تولید محصولات جدید کمک می نمایند.

این سیستمها ، اطلاعاتی را در مورد افراد ، مکان ها و مسائل مهم درون سازمان و یا در محیط پیرامون در بر دارد.
منظور از اطلاعات، داده هایی است که به شکلی معنی دار و قابل استفاده برای انسانها در آمده است.
داده ها ، جریانی از واقعیت های خام هستند که بر اتفاقاتی که در سازمان ها یا محیط فیزیکی رخ می دهد دلالت دارند؛ پیش از آنکه در قالبی مردم بتوانند درک کرده و استفاده نمایند ، سازماندهی و چینش شوند. مثالی خلاصه که اطلاعات و داده را با هم مقایسه کند ، ممکن است مفید واقع شود.
صندوق های سوپر مارکتها میلیون ها جزء داده را وارد می کنند.

داده هایی مانند شماره شناسایی محصول یا هزینه هر یک از موارد فروخته شده. این داده ها می توانند برای فراهم نمودن اطلاعات معنی دار مانند تعدادکل بطری های فروخته شده ، مایع ظرفشوئی در یک فروشگاه به خصوص، نوعی از مایع ظرفشوئی که در یک فروشگاه سریع تر به فروش رفته است و یا کل هزینه انجام شده برای آن نوع محصول تحلیل شوند.