کسب و کار شما مشاوره مدیریت، رهبری و بهبود عملکرد کسب و کار شما
سیستم MIS
MIS سیستمی است که در آن داده ها جمع آوری و پردازش می شوند و با توجه به نیازهای مدیران برای تصمیم گیری، در قالب گزارش های مدیریتی تهیه و به صورت کاغذی یا الکترونیکی در اختیار مدیران عالی قرار می گیرد.
طراحی و استقرار سیستماطلاعات مدیریت از یک فرآیند علمی و نظام یافته پیروی می کند. هر سازمانی باید به صورت خاص و به عنوان یک پروژه به این موضوع بپردازد. خروجی های اصلی در MIS ، گزارش های مدیریتی است.
از نظر فرمت این گزارش ها به دو صورت اند :
۱ )الکترونیکی
۲ )چاپی و کاغذی
در شرایط فعلی، سازمان ها به سمت سیستم اطلاعات کامپیوتری پیش می روند و سیستم دستی کمتر دیده می شود . اما اصل طراحی MIS ربطی به کامپیوتر ندارد. اما چون عصر کامپیوتر است ، استقرار دستی این سیستم منسوخ شده است.
جایگاه ساختاری واحد سیستم:
حتی اگر از بیرون سازمان، افرادی را دعوت می کنیم تا واحد طراحی ساختاری را اجرا کند باید گروهی باشد که افراد واجد شرایط را دعوت کند و به آن ها اطلاعات بدهد. درواقع پل ارتباطی قوی ایجاد کند. یعنی اگر این موضوع از نظر مدیریت مهم باشد، تا سطح معاونت این واحد ارتقاء می یابد. اما اگر فرعی و کم اهمیت باشد ، تا حد یک دایره یا یک میز کارشناسی تنزل رتبه پیدا می کند . مثالا در واحد R&D بخشی را به این امر اختصاص می دهند.
اندازه سازمان
علاوه بر نگاه مدیر، اندازه سازمان هم مهم است. اگر بیست نفر کارمند داریم ، یک واحد سیستمی لازم نیست ، بلکه یک کارمند کافی است. مثالا به جای واحد سیستم ها، از نام دیگری مثل، واحد کامپیوتر ، واحد انفورماتیک ،سیستم اطلاعات MIS مربوطه می توان استفاده کرد.
گاهی این واحد ها را به صورت منظم تر و جمع تر در نظر می گیرند و سه واحد ، نرم افزار ، سخت افزار و پشتیبانی را ارائه می دهند.
وظایف واحد ها در سیستم MIS
واحد های سیستم وظایف متعدد و متنوع دارند . بخشی مربوط به طراحی، اجرا و پشتیبانی سیستم ها ی اطلاعات مدیریت می باشد .
از جمله وظایف آن:
۱- پردازش داده ها به منظور تولید اطلاعات، البته داده های مربوط به کل سازمان.
۲- طراحی فرم ها واصلاح آن ها ، اعم از فرم های الکترونیکی یا کاغذی.
۳- اصلاح روش های انجام کار که در سطح سازمان وجود دارد. یعنی هزینه ها کاهش و فرآیندها کوتاه گردد.
۴- مدیریت بایگانی در سازمان ، روش بایگانی، مدت زمان نگهداری، طبقه بندی اسناد از نظر موضوعی و محرمانه بودن اسناد، تعیین شرایط نگهداری و حفظ آن ها، تعیین تجهیزات بایگانی و نگهداری.
۵- طراحی فرمت های گزارش دهی، انجام اصلاحات لازم در این فرمت ها، مثالا در فروش ماهیانه در گزارش آن چه اقلامی باید باشد، چه چیزهایی به درصد بیان شود و چه مواردی با رقم و….. .
۶- وظیفه طراح جا و مکان layout ( محل استقرار واحدها) چیدمان ابزار و امکانات وتجهیزات در فضای سازمان، به این واحدها ، واحد تشکیلات و روش ها هم می گویند.
۷- مطالعات مربوط به ساده سازی کارها و انجام وظایف.
۸- طراحی سیستم های اطلاعاتی
۹- کشف و تجزیه و تحلیل مسائل و مشکلات واحدهای سازمانی به صورت فعال یا بر حسب درخواست و ارائه راه حل.
وظایف ۱-۵-۸ و تا حدودی ۹ مربوط به طراحی سیستم های اطلاعات مدیریت می باشد.
ویژگی اطلاعات
اطلاعات که مایه و پایه اساسی سیستم اطلاعات مدیریت در هر سازمان محسوب می شود باید چند ویژگی داشته باشد تا اطلاعات مطلوب محسوب شود.
تجزیه و تحلیل و طراحی سیستم اطلاعات مدیریت در طراحی هر نوع سیستمی مثل سیستم حقوق و دستمزد، سیستم عیب یابی در فرآیند تولید ، فروش و بازاریابی و…… در واقع مسئله ای را حل می کنیم. درواقع تجزیه تحلیل و طراحی سیستم به دنبال حل مسئله ای سازمانی است.
فرآیند عمومی حل مسئله:
برای حل هر مسئله ، فرآیند چند مرحله ای زیر را طی می کنیم.
۱-تعیین و شناخت مسئله در سازمان
۲- جمع آوری اطلاعات
۳- تعیین راه حل های مختلف
۴- ارزیابی راه حل ها
۵- انتخاب بهترین راه حل
۶- اجرای راه حل های انتخاب شده
۷- ارزیابی/ نظارت/ کنترل
شاید شکل مراحل در فرآیند حل مسئله و تصمیم گیری، شبیه بهم باشد اما محتوای آن ها متفاوت است.
مسائلی که در MIS حل می کنیم
مسئله گردش روان و صحیح اطلاعات در سازمان
تولید اطلاعات ، چگونگی تولید، روش ونحوه تولید اطلاعات
سطح دسترسی یا به عبارتی چه کسی به چه نوع اطلاعاتی نیاز دارد و باید دسترسی داشته باشد
منابع تولید داده ، که باید دید منابع در کجا هستند، درواقع منابع درونی و بیرونی می باشند
مسئول طراحی کیست
مسئول اجرای سیستم ، مسئول پشتیبانی ، نگهداری سیستم
در فرآیند تجزیه و تحلیل سیستم سه مرحله اساسی را دنبال می کنیم
۱- تجزیه و تحلیل سیستم
۲- طراحی سیستم
۳- اجرا و استقرار سیستم اطلاعات مدیریت
در هر مرحله چند اقدام و فرآیند باید انجام شود:
۱-تشخیص و تعریف مسئله
۲- تعیین اهداف و محدودیت ها
۳- تشخیص نیازهای سیستم جدید
۴- تعیین راه حل های مختلف و تامین نیازهای فوق
۵- انتخاب بهترین راه حل
