صفحه نخست / مقالات / راهنمای کسب و کار موفق / سیستم MIS – سیستم جمع آوری داده و پردازش
کتاب فرمول پی (π) (نسخه چاپی)

سیستم MIS – سیستم جمع آوری داده و پردازش

سیستم MIS

MIS سیستمی است که در آن داده ها جمع آوری و پردازش می شوند و با توجه به نیازهای مدیران برای تصمیم گیری، در قالب گزارش های مدیریتی تهیه و به صورت کاغذی یا الکترونیکی در اختیار مدیران عالی قرار می گیرد.

 

طراحی و استقرار سیستماطلاعات مدیریت از یک فرآیند علمی و نظام یافته پیروی می کند. هر سازمانی باید به صورت خاص و به عنوان یک پروژه به این موضوع بپردازد. خروجی های اصلی در MIS ، گزارش های مدیریتی است.

 

از نظر فرمت این گزارش ها به دو صورت اند :

۱ )الکترونیکی

۲ )چاپی و کاغذی

در شرایط فعلی، سازمان ها به سمت سیستم اطلاعات کامپیوتری پیش می روند و سیستم دستی کمتر دیده می شود . اما اصل طراحی MIS ربطی به کامپیوتر ندارد. اما چون عصر کامپیوتر است ، استقرار دستی این سیستم منسوخ شده است.

جایگاه ساختاری واحد سیستم:

حتی اگر از بیرون سازمان، افرادی را دعوت می کنیم تا واحد طراحی ساختاری را اجرا کند باید گروهی باشد که افراد واجد شرایط را دعوت کند و به آن ها اطلاعات بدهد. درواقع پل ارتباطی قوی ایجاد کند. یعنی اگر این موضوع از نظر مدیریت مهم باشد، تا سطح معاونت این واحد ارتقاء می یابد. اما اگر فرعی و کم اهمیت باشد ، تا حد یک دایره یا یک میز کارشناسی تنزل رتبه پیدا می کند . مثالا در واحد R&D  بخشی را به این امر اختصاص می دهند.

سیستم مدیریت
سیستم مدیریت

اندازه سازمان

علاوه بر نگاه مدیر، اندازه سازمان هم مهم است. اگر بیست نفر کارمند داریم ، یک واحد سیستمی لازم نیست ، بلکه یک کارمند کافی است. مثالا به جای واحد سیستم ها، از نام دیگری مثل، واحد کامپیوتر ، واحد انفورماتیک ،سیستم اطلاعات MIS مربوطه می توان استفاده کرد.

 

گاهی این واحد ها را به صورت منظم تر و جمع تر در نظر می گیرند و سه واحد ، نرم افزار ، سخت افزار و پشتیبانی را ارائه می دهند.

 

وظایف واحد ها در سیستم MIS

واحد های سیستم وظایف متعدد و متنوع دارند . بخشی مربوط به طراحی، اجرا و پشتیبانی سیستم ها ی اطلاعات مدیریت می باشد .

از جمله وظایف آن:

۱- پردازش داده ها به منظور تولید اطلاعات، البته داده های مربوط به کل سازمان.

۲- طراحی فرم ها واصلاح آن ها ، اعم از فرم های الکترونیکی یا کاغذی.

۳- اصلاح روش های انجام کار که در سطح سازمان وجود دارد. یعنی هزینه ها کاهش و فرآیندها کوتاه گردد.

۴- مدیریت بایگانی در سازمان ، روش بایگانی، مدت زمان نگهداری، طبقه بندی اسناد از نظر موضوعی و محرمانه بودن اسناد، تعیین شرایط نگهداری و حفظ آن ها، تعیین تجهیزات بایگانی و نگهداری.

۵- طراحی فرمت های گزارش دهی، انجام اصلاحات لازم در این فرمت ها، مثالا در فروش ماهیانه در گزارش آن چه اقلامی باید باشد، چه چیزهایی به درصد بیان شود و چه مواردی با رقم و….. .

۶-  وظیفه طراح جا و مکان layout ( محل استقرار واحدها) چیدمان ابزار و امکانات وتجهیزات در فضای سازمان، به این واحدها ، واحد تشکیلات و روش ها هم می گویند.

۷- مطالعات مربوط به ساده سازی کارها و انجام وظایف.

۸- طراحی سیستم های اطلاعاتی

۹- کشف و تجزیه و تحلیل مسائل و مشکلات واحدهای سازمانی به صورت فعال یا بر حسب درخواست و ارائه راه حل.

وظایف ۱-۵-۸ و تا حدودی ۹ مربوط به طراحی سیستم های اطلاعات مدیریت می باشد.

 

ویژگی اطلاعات

اطلاعات که مایه و پایه اساسی سیستم اطلاعات مدیریت در هر سازمان محسوب می شود باید چند ویژگی داشته باشد تا اطلاعات مطلوب محسوب شود.

تجزیه و تحلیل و طراحی سیستم اطلاعات مدیریت در طراحی هر نوع سیستمی مثل سیستم حقوق و دستمزد، سیستم عیب یابی در فرآیند تولید ، فروش و بازاریابی و…… در واقع مسئله ای را حل می کنیم. درواقع تجزیه تحلیل و طراحی سیستم به دنبال حل مسئله ای سازمانی است.

فرآیند عمومی حل مسئله:

برای حل هر مسئله ، فرآیند چند مرحله ای زیر را طی می کنیم.

۱-تعیین و شناخت مسئله در سازمان

۲- جمع آوری اطلاعات

۳- تعیین راه حل های مختلف

۴- ارزیابی راه حل ها

۵- انتخاب بهترین راه حل

۶- اجرای راه حل های انتخاب شده

۷- ارزیابی/ نظارت/ کنترل

شاید شکل مراحل در فرآیند حل مسئله و تصمیم گیری، شبیه بهم باشد اما محتوای آن ها متفاوت است.

مسائلی که در MIS حل می کنیم

مسئله گردش روان و صحیح اطلاعات در سازمان

تولید اطلاعات ، چگونگی تولید، روش ونحوه تولید اطلاعات

سطح دسترسی یا به عبارتی چه کسی به چه نوع اطلاعاتی نیاز دارد و باید دسترسی داشته باشد

منابع تولید داده ، که باید دید منابع در کجا هستند، درواقع منابع درونی و بیرونی می باشند

مسئول طراحی کیست

مسئول اجرای سیستم ، مسئول پشتیبانی ، نگهداری سیستم

در فرآیند تجزیه و تحلیل سیستم سه مرحله اساسی را دنبال می کنیم

۱- تجزیه و تحلیل سیستم

۲- طراحی سیستم

۳- اجرا و استقرار سیستم اطلاعات مدیریت

در هر مرحله چند اقدام و فرآیند باید انجام شود:

۱-تشخیص و تعریف مسئله

۲- تعیین اهداف و محدودیت ها

۳- تشخیص نیازهای سیستم جدید

۴- تعیین راه حل های مختلف و تامین نیازهای فوق

۵- انتخاب بهترین راه حل

کتاب فرمول پی (π) (نسخه چاپی)

درباره علیرضا جعفری

علیرضا جعفری
علیرضا جعفری موسس وب سایت کسب و کار شما و مدرس و مشاوره در زمینه راه اندازی و بهبود عملکرد کسب و کار

همچنین بررسی کنید.

تاثیر مشارکت کارکنان بر افزایش بهره وری

تلاش برای بهبود بهره وری کارکنان تالش برای بهبود و استفاده مؤثر و کارآمد از …

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *