یک مدیر موفق همواره پرسشگر است – قسمت دوم

ارزیابی صادقانه‌ی خویش برای توسعه سازمان یافتگی‌تان، به همان اندازه‌ی تعیین هدف، نوشتن فهرست و متوجه گذشت زمان بودن، اهمیت دارد. هر از گاهی باید وقت بگذارید و تعدادی سؤال مهم از خود بپرسید. اگر به سرعتی که انتظارش را داشته‌اید، در کارتان پیشرفت نمی‌کنید، پیشرفت خود را ارزیابی نمایید و مشخص کنید چرا از هدف‌های تعیین شده عقب‌ مانده‌اید. اگر در مسیر افتاده و درست جلو می‌روید اما هنوز فاقد چندتایی عنصر لازم هستید، از خود بپرسید چطور می‌توانید برای پر کردن فاصله، رفتار خود را اصلاح نمایید؟

۱۰ سوالی که افراد موفق از خود می پرسند.

برای خواندن قسمت اول این مقاله اینجا را کلیک کنید…

۴- اخلال در کار را تا چه حد می‌پذیرم؟

این که تا چه حد اخلال در کارتان را می‌پذیرد، مقدار زیادی روشن می‌کند که تا چه میزانی آمادگی کنترل روزهایتان را دارید. اگر مدام به هر کسی اجازه دهید در دفترتان گشتی بزند و وقتتان را بگیرد، به عنوان فردی صمیمی شهرت پیدا می‌کنید که وقت دارد تا به حرف همه گوش بسپارد، ولی بی شک، به عنوان آدمی معروف نخواهید شد که کارش نتیجه می‌دهد و به هدفی که تعیین کرده می‌رسد.

برای اخلال در کار، جا و زمانی هست. این که تا چه اندازه اجازه می‌دهید رخ دهند، حس و حال پیشرفت سازمان یافتگی‌تان را در آینده، روشن خواهد کرد.

۵- چه کسی این کارها را روی میزم می‌ریزد و واکنش من چیست؟

اگر به عنوان جفت و جور کننده‌ی کارها شهرت پیدا کرده‌اید، مردم هم توقع دارند که علاوه بر کارهای خودتان، مشکلات آن‌ها را نیز جفت و جور کنید. برخی از این توقعات اجتناب ناپذیرند. اگر رئیستان با پیشنهادی وارد اتاقتان می‌شود و می‌خواهد بازنگری‌اش کنید و تعدیل و اصلاحش نمایید، چاره‌ای ندارید مگر اینکه کارهای دیگر را زمین بگذارید و انتظار او را برآورده سازید؛ اما اگر اصولاً اجازه دهید همکار، عضوی از خانواده، یا دوستی بی‌خبر سرتان هوار شود، به آدمی تبدیل می‌شوید که دیگران کنترل وقت و برنامه‌ی زندگی‌تان را در دست دارند.

۶- دفتر برنامه‌ی روزانه‌ام را همیشه به همراه دارم؟

یادداشت‌ها معمولاً باید در نامحتمل‌ترین اوقات شبانه‌روز نوشته شوند. دوستی از شما می‌خواهد تا فردا صبح با او تماس بگیرید یا یک مشتری به خانه‌تان تلفن می‌زند و می‌پرسد سه شنبه آینده، جدول زمانی‌تان از چه قرار است. شاید خوشبختانه بتوانید از عهده‌ی این خواسته‌ها برآیید یا لااقل، به طرف مقابل پاسخی قانع کننده بدهید. ولی تنها روشی که این کار را ممکن می‌سازد، این است که دفتر برنامه‌ی روزانه‌تان را همیشه کنار دست داشته باشید.

دفتر یادداشت من، یعنی همان ابزار سازمان‌دهی که سی سالی است از آن استفاده می‌کنم، همیشه با من است. شب که به بستر می‌روم آن را روی میز کوچک کنار تخت خواب می‌گذارم و اولین کاری که پس از بیداری انجام می‌دهم، برداشتن آن است. از آن جا که این دفتر همیشه با من است، به ندرت برنامه‌ای را فراموش می‌کنم. الگوبرداری از همین روش، کمک زیادی به شما خواهد کرد.

۷- همه‌چیز را روی کاغذ می‌آورم؟

اگر قرار باشد از دفتر برنامه‌هایتان فقط در ساعات اداری استفاده کنید، فایده‌ای ندارد آن را همیشه کنار دستتان داشته باشید. همه‌چیز از تماس‌هایی که باید بگیرید تا فهرست اقلامی که نیاز است سر راه از فروشگاه بخرید، باید در جایی قابل رجوع در دفتر نوشته شوند. برای مدیریت کارآمد روزتان راه دیگری وجود ندارد.

با نوشتن همه‌چیز روی کاغذ، ذهنتان را از به یاد سپردن جزئیات آزاد می‌کنید. من پس از آن که متعهد می‌شوم به کسی در وقت معینی تلفن کنم، ساعت تماس را در دفترم می‌نویسیم، و دیگر فراموشش می‌کنم. وقتی روز تماس فرا می‌رسد، آن را همراه با یادداشتی درباره‌ی موضوعش، در دفتر نوشته‌ام. از این ساده‌تر نمی‌شود.

۸- آیا می‌دانم فردا، اولین کارم چیست؟

اگر قبل از به بستر رفتن، برنامه‌های فردا را سازمان‌دهی نکرده‌اید، نتیجه‌گیری از کارتان هم با مشکل روبرو می‌شود. اگر برای کارها جدول زمانی تعیین نکرده و اولویت‌بندی‌شان ننموده‌اید، فقط کافی نیست فهرست کارهایتان را در دفتر برنامه‌هایتان نوشته باشید، چون در این صورت، جدول زمان‌بندی ندارید، فقط یک فهرست دارید.

روزهایتان را از مدت‌ها قبل برنامه‌ریزی کنید. اگر امکان دارد، برای هر تماس، هر ملاقات و هر کاری که باید انجام دهید، ساعتی در نظر بگیرید. اگر می‌دانید که ساعت شش صبح دوشنبه‌ی آینده، باید تماسی تلفنی با اروپا بگیرید، قطعاً قرار صبحانه‌ای نیز برای هفت صبحش نمی‌گذارید؛ اما اگر ساعت مشخصی برای تماس تعیین نکرده‌اید، ولی برای ۳۰: ۷ صبحانه‌ای کاری تعیین کرده‌اید، امکان دارد دیگر نتوانید با طرف اروپایی‌تان صحبت نمایید.

زمان انجام کارها و خود کارها، جزء لاینفک برنامه‌ی سازمان‌دهی هستند. اطمینان حاصل کنید که موقع تهیه‌ی جدول زمانی فردایتان، هر دو را به کار ببرید.

۹- می‌دانم فردا چه ساعتی به خانه برمی‌گردم؟

ساعت پایان دادن به فعالیت‌های روزانه به همان اندازه‌ی ساعت آغاز کار اهمیت دارد. این که بدانید چه ساعتی به کارهای روزانه پایان می‌دهید. چراغ‌ها را خاموش و نزد خانواده‌تان برمی‌گردید، همان قدر اهمیت دارد که بدانید چه زمانی با مشتری‌تان گفت‌وگویی سمعی – بصری خواهید داشت و یا چه وقت ریاست جلسه هیئت مدیره را بر عهده خواهید گرفت.

۱۰- شانس به انجام رساندن و تکمیل همه‌ی آن چه بر روی فهرست نوشته‌ام، چه قدر است؟

هیچ وقت در بازی های شرطی موفق نبوده ام. ولی به افرادی که شرط و شروط می‌گذارند و احتمال موفقیت پروژه یا یک جدول زمانی را ارزیابی می‌کنند، توجه زیادی داشته‌ام، متوجه شده‌ام که بیشترشان، احتمال موفقیت خود را بالا می‌دانند، ولی امکان موفقیت همکاران و هم قطاران خود را بسیار بعید تلقی می‌کنند. اگر هر بار ده دلار روی احتمال موفقیت فردی شرط‌بندی کرده بودم که می‌تواند در چهارچوب زمانی مشخصی کاری را به انجام برساند یا خیر تا به حال توانسته بودم از طریق پول‌هایی که برده‌ام، کلبه‌ی کوچولو و خوشگلی برای خود دست و پا کنم.

همیشه برایم حیرت‌انگیز بوده که آدم‌ها چه قدر خوش‌بین‌اند و تا چه اندازه، در شرایطی نامعقول، به موفقیت خویش اعتماد دارند. هیچ‌کدام از ما کامل نیستیم، ولی اوقاتی هست که با شکست روبرو می‌شویم. اگر این را متوجه شوید و احتمال موفقیت خود را در حدی معقولانه قرار دهید، وقتی هم اتفاقی ناخوشایند و برخلاف برنامه پیش می‌آید، سرخورده نمی‌شوید.

این مقاله برگرفته از کتاب «راه و چاه موفقیت» نوشته ی مارک مک کورمک است.

علیرضا جعفری

مدیر وب سایت کسب و کار شما
مشاور کسب و کار در بندرعباس

نظر شما درباره «یک مدیر موفق همواره پرسشگر است – قسمت دوم» چیست؟ منتظر شنیدن نظرات شما هستیم.