کسب و کار شما مشاوره مدیریت، رهبری و بهبود عملکرد کسب و کار شما
پیتر دارکر در مورد مدیریت زمان می‌گوید، اگر نتوانید زمان خود را برنامه‌ریزی کنید، هیچ‌چیز دیگری را نیز نمی‌توانید اداره کنید.
بسیاری از ما پس از پایان یافتن روز با نگاهی اجمالی و مرور ذهنی فعالیت‌هایی که در طول آن روز صورت داده‌ایم، متوجه می‌شویم که به‌رغم سپری شدن چندین ساعت و به دلیل عدم بهر گیری از تاکتیک‌های مدیریت زمان، کار ویژه‌ای را از پیش نبرده‌ایم.
البته اصطلاح مدیریت زمان چندان درست نیست؛ چراکه زمان متغیری است که قابل مدیریت نیست بلکه، این رفتارهای روزانه هستند که باید مهندسی و مدیریت شوند.
این مهم تنها با شناخت دقیق و کامل فعالیت‌های روزانه حاصل می‌شود.
زمان همچون غزالی تیزپا از پیش چشمان ما عبور می‌کند و چون جویباری خروشان و روان است.
فهرستی که در ادامه به نظرتان می‌رسد، شامل نظریات متعدد و معتبر مطرح‌شده در حوزهٔ مدیریت زمان است. از این فهرست می‌توان جهت پایش و ارزیابی مهارت‌های مهندسی زمان بهره برد. این فهرست همچنین می‌تواند به‌عنوان برنامهٔ یادآوری و زمان‌بندی روزانه مورداستفاده قرار گیرد.
اصل اول: راهکارهای اولیه برای مهندسی زمان
* قانون پارتو (قانون ۸۰/۲۰) را به کار ببندید. روی ۲۰ درصد فعالیت‌هایی تمرکز کنید که ۸۰ درصد نتایج را به بار می‌آور‌ند.
*از خود سؤال کنید که برای گرفتن نتیجه با چه کسانی می‌توانید تشکیل تیم بدهید؟ و چگونه می‌توان تیم‌های اثربخش تشکیل داد؟
* همواره چرایی، چگونگی، کجایی و چه زمانی انجام فعالیت‌ها را از خود سؤال کنید.
* یک دفترچه یادداشت برای مکتوب کردن وظایف، یادداشت‌ها و ایده‌های خود به همراه داشته باشید.
* شم فرصت‌یابی را در خود تقویت کنید. اگر فرصتی را از دست دادید، کماکان گوش‌به‌زنگ فرصت‌های آتی باشید و عقب ننشینید.
* بیاموزید که چگونه با سرعت بالاتری مسائل مهم را رصد، یافته و روی آن تمرکز کنید.
* از کاه کوه نسازید و تصمیمات کوچک را با سرعت بیشتری اتخاذ کنید.
* با دیگران تشکیل گروه دهید تا اثربخشی‌تان ارتقا یابد.
* به‌صورت دوره‌ای چگونگی استفادهٔ خود را از زمان ارزیابی کنید.
قانون پارکینسون
* قانون پارکینسون را از یاد نبرید. بیشتر پارکینسون را به‌عنوان یک بیماری می‌شناسند.
قانون پارکینسون اشاره به این موضوع دارد که کارها تا زمانی ادامه پیدا می‌کنند که زمان در اختیارشان را پر کنند. البته این قانون در ابتدا در حد یک شوخی و کنایه مطرح شد، اما بعدها صحت دقیق آن در علوم روانشناسی و مدیریت به اثبات رسید؛ بنابراین برای آنکه زمان کمتری اتلاف کنید، مهلت کمتری را برای تکمیل کار در نظر بگیرید.
*به یاد داشته باشید که وقت عاملی بسیار متغیر است و اولویت‌ها درگذشت زمان بارها دستخوش تغییر می‌شوند. لذا ضروری است که با تفکر راهبردی به پدیده‌ها نگاه کنیم.
*از قانون سه‌گانه بهره ببرید تا دچار فرسودگی نشوید. منظور از قانونِ سه‌گانه این است که خود را محدود به انجام سه کارکنید و روی همان سه مورد تمرکز کنید.
اصل دوم: راهکارهای عملی مهندسی زمان
*از عارضهٔ به تأخیر اندازی پرهیز کنید و وقفه‌ها مدیریت داشته باشید و کار امروز را به فردا موکول نکنید.
*اجازه ندهید که منتقد درونتان و یا کمال‌گرایی سد راه عامل محرک درونتان شوند.
*کارها را ساده‌سازی کنید و از پیچیده کاری خودداری کنید.
*یک فهرست روتین برای کارهای روزمره داشته باشید.
*قدم اول را بردارید. مغز انسان به‌گونه‌ای است که به‌محض شروع کار، دغدغهٔ پایان آن را دارد.
*کار خود را با موارد کوچک آغاز کنید.
*سحرخیز باشید.
* قاطعانه عمل کنید.
*کمال‌گرایی را به‌عنوان یک مسیر تلقی کنید نه مقصد.
*زمان کافی را به خواب و سرگرمی اختصاص دهید.
*ساعاتی را که بیشترین بهره‌وری رادارید مشخص کنید و آن را به انجام مهم‌ترین کارها اختصاص دهید.
*با خود قرار بگذارید که کار را تمام کنید.
اصل سوم: مهندسی تقویم روزانه و هفتگی در مدیریت زمان
*ساعاتی از هفته را به خلاق اندیشی اختصاص دهید.
*ساعاتی از تقویم خود را به تجدیدقوا و روحیه گیری اختصاص دهید.
*به حد کافی و به‌تناسب استراحت و تفریح را در برنامهٔ خود بگنجانید.
*ساعاتی از شبانه‌روز را که بیشترین بهره‌وری را در آن دارید شناسایی و پربازده‌ترین کارهای خود را در این ساعات انجام دهید.
*زمان خود را صرف کارهای ارزش‌آفرین کنید.
*قلمروی کار خود را از قلمروی زندگی شخصی تا حد ممکن جدا کنید و میان این دو توازن برقرار کنید.
*زمانی را به فراغت (نه تفریح) و آسودگی اختصاص دهید.
*زمانی را صرف اندیشیدن و امور ذهنی کنید تا شخصیت شما ژرفا پیدا کند.
*زمانی را صرف اجرا و کارهای عملیاتی کنید.
*مهارت نه گفتن را بیاموزید تا بتوانید در ابتدا کارهای اولویت‌دار را انجام دهید.
* بدانید که زمان خود را صرف چه چیزهایی می‌کنید.
*زمان‌هایی را که اوج عملکردتان را در آن لحظات است شناسایی و به‌هیچ‌وجه اتلاف نکنید.
اصل چهارم: مدیریت بر فناوری اجتماعی
*فعالیت‌های مجازی و اجتماعی مثل بررسی ایمیل‌ها و نی شبکه‌های اجتماعی روزانه ساعات بسیاری را به خود اختصاص می‌دهند؛ بنابراین لازم است تا راهکارهایی را برای مدیریت بر این موارد بیابیم.
* ایمیل‌های خود را پردازش و برحسب اولویت برچسب‌گذاری و فیلتر کنید تا ایمیل‌های کاری از غیر کاری و غیرضروری مجزا شوند. امروزه سیستم‌های برچسب‌گذاری روی ایمیل‌ها و دسته‌بندی صندوق پست الکترونیک در بیشتر ارائه‌دهندگان خدمات ایمیل موجود است.
* زمان‌هایی را به خود اختصاص دهید و از اینترنت یا دیگر اشکال فناوری تنها در صورت ضرورت استفاده کنید.
اصل پنجم: مهندسی نیروی درون در مدیریت زمان
*از کارهای غیراساسی که موجب تخلیه انرژی شما می‌شود پرهیز کنید.
*زمان بیشتری را صرف کارهایی کنید که در آن تبحر دارید و نقطه قوتتان محسوب می‌شود تا انرژی بیشتری ذخیره کنید.
*کارهای بزرگ را به کارهای کوچک‌تر بشکنید و دراین‌بین استراحت‌های کوتاه داشته باشید.
*بیشترین انرژی را صرف بهترین کارها کنید.
*از طریق ورزش و تغذیه سالم سطح انرژی خود را بالا ببرید تا به بهره‌وری دست‌یابید و بتوانید در زمان کمتر، کار بیشتری انجام دهید.
اصل ششم: مهندسی تمرکز در مدیریت زمان
*از چندوظیفه گری و انجام هم‌زمان کارها خودداری کنید.
*در یک‌لحظه تنها روی یک نتیجه تمرکز کنید تا با سرعت و دقت بیشتری کارکنید.
*به‌جای تمرکز روی فعالیت‌ها روی نتیجه تمرکز کنید.
*از انجام کارها به‌صورت باز خودداری کنید. قبل از شروع کارهای جدید، ابتدا کار قبلی را خاتمه دهید.
*با اختصاص زمان و تعیین مهلت برای انجام کارهایی مثل برگزاری جلسات، بر وقفه‌ها مدیریت کنید.
*به‌جای آنکه روی زمان سپری‌شده تمرکز کنید، تمرکز خود را روی جریان تولید ارزش جذب کنید.
اصل هفتم: هدف‌گذاری در مدیریت زمان
*از خود سؤال کنید که می‌خواهید به چه چیزهایی دست‌یابید.
*برای هرروز خود سه دستاورد بزرگ مشخص کنید.
*برای هرماه خود سه دستاورد بزرگ‌تر مشخص کنید.
*برای هرسال خود سه دستاورد بی‌نظیر مشخص کنید.
* مشخص کنید که هرروز یا هر هفته می‌خواهید به چه چیزهایی برسید.
*نقشهٔ راهی برای خود تدارک ببینید و اهداف عالی خود را روی آن معین کنید و برای دست یافتن به این اهداف به راهبرد مناسب بیندیشید.
* به فواصل منظم اهداف خود را با تفکر استراتژیک مورد ارزیابی و بازنگری قرار دهید.
*اهداف خود را هوشمندانه، دست‌یافتنی و مقول تعیین کنی.
اصل هشتم: ترفندهای انگیزشی برای مدیریت زمان
*کار را برای کار انجام دهید نه به امید مشوق‌های بیرونی یا تصدیق دیگران.
*بدانید که چرا این کارها را انجام می‌دهید و به دنبال معنا یافتن در وظایف خود باشید.
*وظایف محوله را باارزش‌های درونی خود هماهنگ سازید.
*از استعاره مندی و تکنیک‌های استعاره پردازی برای انگیزش و ارتقای سطح انرژی خود بهره ببرید. برای مثال با پروژه‌های خود مثل ماجراهای حماسی برخورد کنید.
اصل نهم: ترفندهای سازماندهی برای مدیریت زمان
*محیط کار خود را سروسامان دهید. فضای کافی برای نفس کشیدن را برای خود فراهم کنید و وسایل غیرضروری را از اطراف خود بردارید.
*هرروز بعد از اتمام کار یا قبل از شروع به کار، ۱۰ دقیقه را صرف تمیزکاری و نظم بخشیدن به فضای کار خود کنید.
*از تقویم‌ها و برنامه‌ریزهای روزانه بهره ببرید.
*برای انجام امور روتین از فهرست‌های بازبینی بهره ببرید.
اصل دهم: تاکتیک‌های برنامه‌ریزی در مدیریت زمان
*هرروز و هر هفته یک فهرست برای کارهایی که باید انجام شوند تهیه کنید.
*یک برنامهٔ راهبردی و انعطاف‌پذیر داشته باشید و منطبق با آن پیش بروید.
*حداقل کاری که باید انجام دهید مشخص کنید.
*مهلت تعیین کنید و به چارچوب زمانی مشخص‌شده احترام بگذارید.
*کارها را به‌صورت پروژه درآورید و ابتدا و انتهای آن را مشخص کنید.
اصل یازدهم: تاکتیک‌های اولویت‌بندی در مدیریت زمان
*از خود سؤال کنید که آیا انجام این کار دارای اهمیت هست یا خیر.
*از خود سؤال کنید که این کار تا چه میزان دارای اهمیت است.
*از خود سؤال کنید که این کار چه تأثیری در پی خواهد داشت.
*کار را از مهم‌ترین امور آغاز کنید.
*اولویت را بر اساس اهمیت و نه فوریت تعیین کنید.
*فراموش نکنید که گذشت زمان در امور مهم تغییر ایجاد می‌کند. پس‌کارهای مهم را زودتر انجام دهید و با دقت بیشتر.
اصل دوازدهم: مهندسی وظایف و مدیریت امور در مدیریت زمان
*از خود سؤال کنید که چه زمان باید این کار را صورت دهید.
*از خود سؤال کنید که چه زمانی باید این کار پایان یابد.
* کارها و وظایف محوله را دسته‌بندی کنید تا به بهره‌وری دست‌یابید.
*وظایفی را که باید برون‌سپاری کنید به افراد امین خود بسپارید.
*یک پروژهٔ جایگزین و پشتیبان داشته باشید تا درزمانی که در انجام کار اصلی دچار درماندگی شدید به انجام کارهای جایگزین بپردازید.
*فهرست کارهایی را که باید انجام دهید، جلوی چشم قرار دهید و آن را مختصر و مفید نگه‌دارید.
*بدانید که چه چیز در چنته دارید. این‌گونه می‌توانید بامهارت بیشتری به کارهای وقت تلف کن پاسخ رد بدهید.
*برای کارهایی که به دیگران محول می‌کنید، مهلت و چارچوب زمانی مشخص کنید.
نکات پایانی: تکنیک تایم باکسینگ و تکنیک بودجه‌ریزی زمان
تایم باکسینگ بیشتر از سوی مهندسان کامپیوتر استفاده می‌شود و منظور از آن تقسیم‌بندی کار به فعالیت‌های کوچک‌تر و بعد مشخص کردن محدودی زمانی برای هر یک از این فعالیت‌ها است. این تکنیک به‌ویژه برای افراد دچار اختلالات تمرکز مفید است.
*از خود سؤال کنید که چه میزان زمان برای انجام کارها در اختیاردارید.
*از خود سؤال کنید که انجام هر کاری باید به‌واقع چقدر زمان صرف خود کند.
*روی مشکلاتی که ارزش ۵ دقیقه صرف زمان دارد، ۲۰ دقیقه وقت نگذارید.
*زمان خود را به‌تناسب ارزش کارها سرمایه‌گذاری کنید. زمان پدیده‌ای گران‌بهاتر از طلا است.
*خود را ازنظر زمانی محدود کنید تا خلاقانه و با بهره‌وری بیشتر کارکنید.
زمان ثروتی است ارزشمندتر از طلا، میهمانان ناخوانده، حواس‌پرتی، غرق شدن در فضای مجازی، ناتوانی در نه گفتن، تلفن‌های بیهوده، ناتوانی در تصمیم‌گیری قاطعانه، موازی کاری، کار امروز را به فردا سپردن، جلسات بی‌فایده و … همگی از راهزنان زمان هستند.
گذشته‌ها گذشته‌اند و دیروز به تاریخ پیوسته است، فردا نیز معمایی است در پرده ابهام، ولی امروز هدیه‌ای است گران‌بها.
هرروز در حساب ما ۸۶۴۰۰ ثانیه اعتبار واریز می‌شود و اعتبار آن تا پایان شب است و نمی‌توان چیزی از آن را ذخیره یا برای فردا نگه داشت، پس فراموش نکنیم که زمان برای هیچ‌کس منتظر نمی‌ماند.
منبع: گفتار بیست و پنجم از کتاب چهل گفتار پیرامون ارتقای مهارت های شخصی در کسب وکار
نکات ارزنده ای بود
سپاسگزارم
دوست بزرگوار علی سلام
سپاس از اینکه همراه ما هستید