تفویض اختیار

تفویض اختیار عبارت است از فرایندی که مدیر با توجه به وظایف؛‌ اختیارات و هدف‌هایی که موسسه دارد؛ قسمتی از اختیارات خود را به مرئوسین واگذار نماید؛‌ بنابراین تفویض اختیار به مدیر توان لازم برای انتقال و واگذاری قسمتی از کارهایش را به زیردستان می‌دهد.

 

 

فرایند تفویض اختیار شامل مراحل زیر است:

۱- واگذاری وظایف به‌وسیله مدیر به زیردستانش.

۲- تفویض یا انتقال و یا اعطای اختیار برای گرفتن تصمیمات ضروری؛ انجام فعالیت‌های مقتضی و استفاده کردن از منابع برای اجرای وظایف محوله.

۳- تعیین مسئولیت مبنی بر اینکه مرئوسین هر بخش در مقابل رئیس و مافوق تا چه میزان جوابگو هستند.

۴- مرحله بعدی در فرآیند تفویض اختیار؛‌ عبارت است از ایجاد یک سیستم کنترل مناسب برای اطمینان از اینکه اختیارات تفویض شده؛به‌طور عاقلانه و مطلوبی مورد بهره‌برداری واقع شود و بالاخره اینکه آن باعث پیشرفت و نائل آمدن اهداف سازمان گردد.

شایان‌ ذکر است که جهات مذکور در بالا؛‌ با یکدیگر ارتباط نزدیک دارند. در هر حال تعیین حدود اختیارات و مسئولیت‌های مرئوس در انجام وظایف محوله با دقت و صراحت کامل ضروری است.

اهداف تفویض اختیار

تفویض اختیار برای نائل شدن به اهداف چندی ممکن است مورد استفاده واقع شود. اولین هدف تفویض اختیار عبارت است از جلوگیری از اتلاف وقت مدیران و انتقال اختیارات روسای سازمان در برخی امور به دیگران که آنها نیز می‌توانند به‌خوبی آن امور را انجام دهند که این امر مدیران را از صرف وقت در آن امور بی‌نیاز می‌سازد به‌طوری‌که او می‌تواند با اختصاص دادن وقت بیشتر خود امور مهم سازمان مثل برنامه‌ریزی؛ هماهنگی و کنترل سازمان را به نحوه مطلوبی به جلو ببرد و علاوه بر آن از تراکم و انجماد امور جلوگیری و راه را برای ابتکار و تفکر خلاق باز نماید.

دومین هدف تفویض اختیار تکامل و پیشرفت افراد سازمان است؛‌ بدین ترتیب که تفویض اختیار فرصت مناسبی به افراد کم تجربه می‌دهد که با قبول مسئولیت در پیشرفت و تکامل خود؛ بکوشند و مرئوسین جهت تصدی موقعیت‌های بالاتر در ساختار سازمان با کوشش و فعالیت‌های خود علاوه بر رشد و تکامل خویش باعث افزایش بازدهی سازمان نیز خواهند شد.

علاوه بر آن تفویض اختیار در سطوح پایین و یا در سطوح مختلف سازمان موجب کیفیت بیشتر در اخذ تصمیمات شده و افزایش بازدهی را امکان‌پذیر می‌سازد؛ زیرا تجربه نشان داده است که نظارت بیش از اندازه و دخالت زیاد در امور کارمندان که ناشی از تمرکز اختیارات است؛‌ موجب تقلیل میزان تولید و بازدهی عملیات می‌شود.

تفویض اختیار حتی ممکن است برای انگیزش مرئوسین نیز به کار رود؛ زیرا اختیارات و آزادی عمل بیشتر در انجام وظیفه اثر روانی مثبت و رضایت بخشی در روحیه آن‌ها داشته و باعث غرور شغلی و ایجاد ابتکار در آنان می‌شود.

مزایا و محاسنی که می‌تواند در تفویض اختیار برشمرد به‌صورت زیر است:

۱- تسریع در تصمیم‌گیری

۲- تخصیص زمان بیشتر برای برنامه‌های استراتژیک و خط‌مشی‌ها

۳- تفویض اختیار به‌عنوان عامل انگیزش

۴- تفویض اختیار زمینه مساعدی برای آموزش و تقویت توانایی‌های مدیریت به وجود می‌آورد.

اگرچه تفویض اختیار مزایای متعددی دارد و برای انجام عملیات سازمانی ضروری است با این‌حال بعضی از مدیران تمایلی به تفویض اختیار نشان نمی‌دهند و بسیاری از کارکنان نیز از قبول اختیار و مسئولیت امتناع می‌کنند.

عدم تمایل به تفویض اختیار و بی‌علاقگی نسبت به قبول آن به معتقدات و طرز تلقی کارکنان وابسته است که ماهیت آن به شخصیت و رفتار آنان ارتباط دارد.

پاره‌ای از دلایل که موجب می‌شود مدیران از تفویض اختیار خودداری کنند به‌صورت زیر است.

۱- مدیران ممکن است اعتقاد داشته باشند که خودشان در انجام زیردستان تواناترند.

توضیح ابعاد مختلف مسئولیت به زیردستان احتمالاً نیازمند صرف وقت زیادی خواهد بود و ممکن است مدیران برای تشریح؛‌ سرپرستی و تصحیح اشتباهات شکیبایی لازم را نداشته باشند.

۲- نداشتن اعتماد و اطمینان به زیردستان

از آنجایی‌که مدیر در نهایت؛ مسئول نتایج عملیات زیردستان است لذا ممکن است ترجیح دهد که خودش اختیارات را به عهده گیرد.

۳- ناتوانی مدیران در راهنمایی مرئوسان

مدیران ممکن است نتوانند افکار و اندیشه‌های خود را به‌گونه‌ای سازمان‌یافته بیان کنند؛ همچنین ممکن است برای توضیح و تشریح سیستماتیک فعالیت‌ها به زیردستان توانایی لازم و کافی را نداشته باشند.

۴- احساس عدم امنیت به مدیران

بعضی از مدیران خصوصاً وقتی‌که زیردستانشان توانایی و ظرفیت بیشتری از خودشان در انجام امور و حل مسائل داشته باشند در تفویض اختیار احساس عدم امنیت می‌کنند. در چنین موقعیتی مدیر بیم آن دارد که در مقام رقابت با زیردستان؛‌ قدرت خودش را از دست بدهد.

۵- فقدان کنترل

اگر مدیر مطمئن باشد که نظام کنترل برای بررسی و تفحص نتایج اختیار کافی نیست از دادن اختیار به زیردستانش؛‌ خودداری می‌کند.

با اینکه تفویض اختیار می‌تواند یک عامل انگیزشی قوی برای بعضی از زیردستان باشد برخی از کارکنان دلایل ذیل از قبول آن طفره می‌روند:

۱- بسیاری از کارکنان به سبب ترس از اینکه ممکن است به‌واسطه اتخاذ تصمیمات غلط و نامعقول مورد انتقاد و سرزنش قرار گیرند یا اخراج شوند از قبول اختیار خودداری می‌کنند.

این امر خصوصاً در موقعیت‌هایی که کارمند قبلاً نیز مرتکب اشتباهاتی شده است بیشتر به چشم می‌خورد.

۲- وقتی‌که انگیزش کافی برای قبول مسئولیت سنگین‌تر که مستلزم تقبل کار و فشار بیشتر است وجود نداشته باشد در زیردستان تمایلی برای قبول اختیار وجود نخواهد داشت؛‌ بدین معنی که در صورت نبودن پاداش کافی به‌صورت حقوق و مزایای مناسب یا فرصت‌های ترفیع؛ کارمند از پذیرش اختیار بیشتر امتناع می‌کند.

۳- کارمند ممکن است به توانایی خودش در انجام وظیفه اعتماد نداشته باشد و برای اینکه ناتوانی خود را پنهان کند از قبول اختیار خودداری می‌ورزد.

۴- زمانی که امکانات و منابع مالی و انسانی کافی برای انجام کاری موجود نباشد کارمند ترجیح می‌دهد از تفویض اختیار شانه خالی کند زیرا در صورت پذیرش اختیار کار سختی را در پیش خواهد داشت.

۵- بسیاری از کارمندان نیز به دلیل فقدان ضوابط و موازین برای ارزشیابی نتایج عملیات از پذیرفتن اختیارات طفره می‌روند زیرا می‌دانند که معیار خوبی برای ارزیابی کار انها وجود ندارد. معمولاً افرادی که خوب کار می کنند و به کار خود مطمئن هستند به این دلیل از تفویض می‌گریزند.

علیرضا جعفری

مدیر وب سایت کسب و کار شما
مشاور کسب و کار در بندرعباس

نظر شما درباره «تفویض اختیار» چیست؟ منتظر شنیدن نظرات شما هستیم.

برای دانلود فایل صوتی، اینجا کلیک کنید.